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आपकी वीडियो कॉन्फ्रेन्सेज को भरपूर सफल बनाने के लिए महत्त्वपूर्ण सुझाव

वीडियो कॉन्फ्रेन्सिंग से समय की काफी बचत होती है, और दुनिया के बीच दूरियां कम हो जाती हैं। व्यवसायों का विस्तार करने तथा संभावित क्लाइंट्‌ तक मिनटों में ही पहुंचने के लिए यह एक शक्तिशाली उपाय है। यह न केवल समय की बचत कराता है बल्कि संवाद की लागत-कुशल विधि भी है। वीडियो कॉन्फ्रेन्स आपके व्यवसाय को काफी अधिक प्रभावित कर सकती है और इसीलिए अनेक कंपनियों ने वीडियो कॉन्फ्रेन्सिंग कॉलों के लिए मानक तय किए हुए हैं। यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो अपनी वीडियो कॉन्फ्रेन्सेज को भरपूर सफल बनाने के लिए आप अपना सकते हैं

 

1. पायलट कॉन्फ्रेन्स

उच्चकोटि की परफार्मेंस वाले सॉफ्टवेयर के साथ एक स्थायी इंटरनेट कनेक्शन, वीडियो कॉन्फ्रेन्स कॉल का सबसे महत्त्वपूर्ण पहलू है

यदि इनमें से किसी चीज़ से समझौता किया गया, तो यह सभी प्रतिभागियों के लिए एक बुरा अनुभव साबित हो सकता है। इसलिए, यह सलाह काफी महत्त्वपूर्ण है कि वास्तविक कॉन्फ्रेन्स शुरू करने से पहले आप सारी डिवाइसें अच्छी तरह से चेक कर लें, चाहे वह साधारण इंटरनेट कनेक्शन हो, या जटिल हार्डवेयर डिवाइस हो, जिसके लिए विशेष इनपुट आवश्यक हों। पूर्वसावधानियां रखना, और यह जांच कर लेना ही बेहतर रहता है कि वीडियो कॉन्फ्रेन्स से संबंधित सभी सॉफ्टवेयर और सिस्टम सही तरह से काम कर रहे हैं कि नहीं

 

2. अपना एजेंडा स्पष्ट रखें

एजेंडा, वार्तालाप के बिंदु, तथा कॉन्फ्रेन्स की मुख्य बातों तथा मीटिंग आमंत्रण को शामिल करना महत्त्वपूर्ण है। इससे अतिथियों को इस बारे में अंदाजा हो जाता है कि आप कॉन्फ्रेन्स कॉल में किस बारे में बात करने जा रहे हैं। इससे सभी प्रतिभागियों द्वारा वीडियो कॉन्फ्रेन्स के लक्ष्यों से तालमेल बनाना भी आसान हो जाता है

 

3. पूर्व-मीटिंग

अगर वीडियो कॉन्फ्रेन्स कॉल में कई प्रतिभागी हों, तो आपको उन्हें सदैव कॉन्फ्रेन्स रूम के नियमों और मानकों के बारे में मार्गदर्शन करना चाहिए। एक तरह की पूर्व-मीटिंग करना आवश्यक है, जिसमें आप कॉन्फ्रेन्स के बारे में सभी प्रासंगिक विवरण प्रतिभागियों को बता सकते हैं और उनको कॉन्फ्रेन्स के दिशानिर्देशों से भी अवगत करा सकते हैं

कॉन्फ्रेन्स के दौरान किसी क्रॉस-टॉकिंग से बचाव के लिए उन्हें बताएं, कि उनको किस क्रम में बोलना है। इसके अलावा, औपचारिक पहनावा (फार्मल ड्रेस कोड) रखें और सुनिश्चित करें कि कॉन्फ्रेन्स के दौरान हर एक प्रतिभागी इसका कड़ाई से पालन करे क्योंकि वे कंपनी का प्रतिनिधित्व कर रहे होते हैं। बहुत चमकदार रंगों या अमूर्त (एब्सट्रैक्ट) पैटर्नों वाले पहनावे पहनने से वीडियो कॉन्फ्रेन्स कॉल में क्लाइंट्‌स/अतिथियों के सामने छवि अच्छी नहीं बनती है

 

4. एकसमान प्रकाशित स्थान

सुनिश्चित करें कि कॉन्फ्रेन्स वाले स्थान पर पर्याप्त रोशनी हो, और कोई चमक न बन रही हो। रोशनी कम होने से आपके दर्शकों को अंधेरा महसूस होगा और स्क्रीन पर छायाएं जैसी दिखेंगी। ऐसा कमरा चुनें जिसमें पर्याप्त प्राकृतिक रोशनी की व्यवस्था हो या पर्याप्त लाइटें लगी हों, ताकि आपके दर्शकों का ध्यान भंग न होने पाए

रिलायंस मनी से व्यावसायिक विस्तार ऋण लेकर अपनी कंपनी के लिए सर्वश्रेष्ठ वीडियो कॉन्फ्रेन्सिंग सिस्टम खरीदें। अच्छी वीडियो कॉन्फ्रेन्स व्यावसायिक सौदों पर निर्णायक असर डाल सकती है। इसलिए, वीडियो कॉन्फ्रेन्सिंग के नियमों का महत्त्व समझना, तथा इनका पालन करना हर किसी के लिए आवश्यक है। विषय के बारे में गहन शोध पर आधारित प्रभावशाली सामग्री तैयार करने से आपको एक श्रेष्ठता मिलेगी और आपके दर्शकों के सामने आपके विचार अधिक स्पष्ट होंगे। किन्हीं ऐसे गोलमोल कथनों से बचें, जो आपके अतिथियों को दुविधा में डाल सकते हों। सफल वीडियो कॉन्फ्रेन्स के लिए, सूचनाओं को सरल और सारगर्भित रूप में रखें