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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सीखने की बेहतरीन गाइड, जानें इसका इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं

अधिकतर कारोबारी अपने रोजमर्रा के कारोबारी कामों जैसे अकाउंटिंग, इन्वेंटरी ट्रैकिंग, अटेन्डेन्स मैनेजमेंट आदि संभालने के लिए सॉफ्टवेयर खरीदने में पैसा खर्च करते हैं, पर वे अक्सर अपने कंप्यूटर में मौजूद एक सरल लेकिन शक्तिशाली सॉफ्टवेयर को अनदेखा कर जाते हैं - वह है माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल

यह सॉफ्टवेयर अपनी ताकतवर खासियतों के साथ कारोबार की तमाम जरूरतों का ख्याल रख सकता है। इस लेख में आप एक्सेल की ऐसी कई खासियतें जानेंगे जिनसे आपको अपने कारोबार की बुनियादी लेकिन महत्वपूर्ण जरूरतों को प्रभावी ढंग से संभालने में मदद मिल सकती है

 

1. शेड्यूल बनाना

एक्सेल से आप बुनियादी स्तर के कर्मचारी और संसाधन शेड्यूल बना सकते हैं जिन्हें आप रंग कोडिंग दे सकते हैं और इस प्रकार सेट कर सकते हैं कि शेड्यूल बदलने पर वे अपने-आप अपडेट हो जाएंगे। आप साप्ताहिक शीट बनाकर घंटेवार स्लॉट के आधार पर कतारों को नाम दे सकते हैं। आप हर स्लॉट में उस दिन विशेष के लिए कर्मचारी का नाम भर सकते हैं। शेड्यूल बनाने के लिए

  • एक्सेल खोलें और उपलब्ध शेड्यूलिंग टेम्प्लेट चुनें
  • उपलब्ध टेम्प्लेट चुनने के बाद, कॉलम में कर्मचारी का नाम दर्ज करें. आप कतारों में उसकी आईडी और टाइटल जोड़ सकते हैं
  • रंग-कोडिंग वाला सिस्टम चुनें, हालांकि अधिकतर एक्सेल टेम्प्लेटों में यह सिस्टम होता है
  • जब आप शेड्यूल बनाने को तैयार हो जाएं, तो सबसे पहले जरूरी काम असाइन करें. आप छुट्टियों, अनुपस्थितियों आदि का हिसाब भी रख सकते हैं.
 

2. चार्ट बनाना

जब आप क्लाइंट या स्टेकहोल्डर्स के सामने डेटा पेश कर रहे होते हैं तो उसे चार्ट के रूप में पेश करना अधिक प्रभावी रहता है। इससे डेटा देखने में अधिक आकर्षक बन जाता है। एक्सेल में आप आसानी से ऐसे चार्ट बना सकते हैं। चार्ट बनाने के लिए

  • सारा संबंधित डेटा डालें और उसे चुन लें
  • सबसे ऊपर वाले मेन्यू पर ‘इन्सर्ट’ पर क्लिक करें
  • ‘रिकमंडेड चार्ट’ विकल्प चुनें
 

3. पाइवट टेबल

पाइवट टेबल की मदद से आप टेबुलर डेटा को श्रेणीबद्ध कर सकते हैं। इससे महत्वपूर्ण रुझान ढूंढने और उनका पता लगाने के लिए विशाल डेटासेट का मूल्यांकन करना आसान हो जाता है। पाइवट टेबल बनाने के लिए

  • पहले अपना डेटा चुनें और उसे टेबल में बदल दें
  • ‘इन्सर्ट’ में जाएं
  • ‘पाइवट टेबल’ चुनें
  • डेटा को मन-मुताबिक क्रमबद्ध करने के लिए सुझाई गई ‘पाइवट टेबल’ चुनें
 

4. वीलुकअप (VLookUp)

वीलुकअप (VLookUp) का अर्थ वर्टिकल लुकअप है जो एक कॉलम में कोई वैल्यू ढूंढकर उसी रो (कतार) के किसी दूसरे कॉलम में संबंधित वैल्यू ढूंढता है। इससे आप टेबल में कोई वैल्यू ढूंढकर उससे संबंधित वैल्यू पा सकते हैं। इससे समय की काफी बचत होती है और मानवीय त्रुटि की संभावना खत्म हो जाती है, जब आप किसी विशाल डेटाबेस में कोई वैल्यू ढूंढ रहे होते हैं तो ऐसी मानवीय त्रुटि होने की संभावना कुछ अधिक ही होती है

इस सुविधा का उपयोग करने के लिए

  • ढूंढा गया डेटा दिखाने के लिए स्प्रेडशीट में एक कॉलम जोड़ें
  • कॉलम की पहली खाली सेल चुन लें
  • ‘इन्सर्ट’> फंक्शन पर क्लिक करें और VLookUp टाइप करें
  • ऐसा करने पर आपको एक डायलॉग बॉक्स दिखेगा जिसमें आप अपने लुकअप यानि खोज की वैल्यूज़ परिभाषित कर सकते हैं
 

5. इन्वेंटरी मैनेजमेंट

इन्वेंटरी मैनेजमेंट कारोबार के संचालन का एक आवश्यक भाग होता है। इन्वेंटरी मैनेज करने के लिए अलग से सॉफ्टवेयर खरीदने की बजाय आप एक्सेल में यह काम आसानी से कर सकते हैं। एकीकृत टूल्स, विशेषताओं और फॉर्म्युलों की मदद से आप एक्सेल द्वारा अपनी इन्वेंटरी को प्रभावी ढंग से मैनेज कर सकते हैं। इसके लिए

  • एक्सेल खोलें
  • न्यू पर क्लिक करें
  • बिजनेस टैब चुनें
  • इन्वेंटरी लिस्ट विद रिकॉर्डर हाइलाइटिंग टेम्प्लेट चुनें

एक्सेल की इन सरल और प्रभावी विशेषताओं से आपको अपने कारोबार का संचालन बेहतर ढंग से संभालने में और प्रक्रिया में अतिआवश्यक कुशलता हासिल करने में मदद मिल सकती है