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आपके बिज़नेस के लिए ईमेल सुरक्षा के कुछ टिप्स

ईमेल को सबसे लोकप्रिय संचार माध्यम माना गया है, विशेषकर बिज़नेस संबंधी संचार के लिए. आंतरिक संचार के लिए, ग्राहकों को संक्षिप्त विवरण भेजने के लिए, विपरण और प्रचार सामग्री को फॉरवर्ड करने के लिए ईमेल दैनिक बिज़नेस संचालन का अभिन्न अंग बन गया है

हालांकि, जालसाजों द्वारा फिशिंग के बढ़ते प्रयासों के कारण किसी भी बिज़नेस संगठन की सफलता के लिए पर्याप्त साइबर सुरक्षा सुनिश्चित करना बेहद महत्वपूर्ण है. इस स्तर पर जागरूकता की कमी से बिज़नेस के संवेदनशील आंकड़े लीक हो सकते हैं, जो बेहद घातक सिद्ध हो सकता है. अपने संगठन को इस तरह के खतरों से बचाने के लिए कुछ उपयोगी ईमेल सुरक्षा टिप्स इस प्रकार हैं

 

व्यक्तिगत और बिज़नेस संचार के लिए अलग-अलग ईमेल अकाउंट का उपयोग करें

अधिकांश लोगों का ईमेल अकाउंट उनकी व्यक्तिगत गतिविधियों का केंद्र होता है. सोशल मीडिया की नोटिफिकेशन से लेकर वेबसाइट पंजीकरण, न्यूज़लेटर और शॉपिंग​ बिल तक, ईमेल का इनबॉक्स इस तरह की सभी व्यक्तिगत जानकारी को स्टोर करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है. हालांकि, इससे हैकर आपके मेलबॉक्स में आसानी से प्रवेश कर जाते हैं. इसलिए, साइबर खतरों से बचने के लिए बिज़नेस संबंधी संचार के लिए अलग मेल अकाउंट का उपयोग करना बुद्धिमानी है

 

विशिष्ट पासवर्ड बनाएं और इसे अक्सर बदलते रहें

अलग-अलग उद्देश्यों के लिए कई ईमेल अकाउंट रखने के साथ-साथ यह भी महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक ईमेल आईडी के लिए बिलकुल विशिष्ट पासवर्ड भी बनाया जाएं. अपने सभी अकाउंट के लिए एक ही पासवर्ड का इस्तेमाल करना एक बड़ी चूक हो सकती है क्योंकि इससे जालसाजों के लिए आपके सभी अकाउंट को तोड़ना और आपके मेलबॉक्स से संवेदनशील जानकारियां प्राप्त करना आसान हो जाता है. अपने मेल अकाउंट को सुरक्षित रखने के लिए समय-समय पर पासवर्ड बदलते रहने की भी सलाह दी जाती है

 

मेल इनबॉक्स में एक्सेस करने के लिए द्वि-स्तरीय प्रमाणीकरण प्रणाली का उपयोग करें

द्वि-स्तरीय प्रमाणीकरण प्रणाली का उपयोग करने से आपके मेलबॉक्स और इसमें स्टोर की हुई जानकारी को सुरक्षा का ए​क अतिरिक्त स्तर मिल जाता है. अगर आप अपने मौजूदा ईमेल अकाउंट में द्वि-स्तरीय प्रमाणीकरण प्रणाली को नहीं जोड़ पा रहे हैं, तो आप एक स्पेशलाइज्ड सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं या एक अन्य क्लाउड ईमेल प्रदाता का उपयोग कर सकते हैं. इसका मतलब यह है कि भले ही हैकर आपके अकाउंट के पासवर्ड को क्रैक कर लेता है या जान जाता है, लेकिन फिर भी आपके मेल इनबॉक्स को खोलने और मैसेज पढ़ने के लिए उसे एक गुप्त कोड या ओटीपी की आवश्यकता होगी

 

फिशिंग स्कैम से सावधान रहें

बहुत से हैकर व्यक्तिगत बिज़नेस जानकारी चुराने के लिए फिशिंग का प्रयास करते हैं, जिसमें वे व्यक्तियों द्वारा अपने निजी विवरण प्रदान करने की युक्ति बनाते हैं. आमतौर पर यह लोगों को ईमेल भेजकर किया जाता है, इसमें बहुत बड़ा नकद इनाम या अन्य बोनस प्राप्त करने के लिए उनसे लिंक पर क्लिक करके अपने व्यक्तिगत विवरण प्रदान करने के लिए कहा जाता है. यह फेक साइट आपकी जानका​रियों को एकत्र कर लेती है और फर्जी गतिविधियों के लिए इसका इस्तेमाल करने के लिए हैकर को भेज देती हैं

 

अपने कर्मचारियों के लिए मजबूत प्रशिक्षण प्रणाली तैयार करें

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितना सावधान रहते ​हैं और एंटी-वायरस पर कितना खर्च करते हैं, आपके कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि इस तरह के संदिग्ध गतिविधियों से कैसे निपटें और कैसे संगठन के संवेदनशील आंकड़ों को सुरक्षित रखें. अपने मेल अकाउंट का इस्तेमाल करने, फाइल डाउनलोड करने, या किसी को कोई दस्तावेज भेजने से पहले उचित सुरक्षा उपायों के बारे में उन्हें पता होना चाहिए

इन टिप्स से आप अपने बिज़नेस आंकड़ों की सुरक्षा को बढ़ा सकते हैं और आपके इनबॉक्स को हैक करने के जालसाजों के प्रयासों को शून्य कर सकते हैं